Berikut acuan untuk PPMSE SIPLah dalam menutup dan mengarsip transaksi SIPLah 1.0.

Apakah PPMSE perlu memiliki verifikasi satuan pendidikan atas transaksi terlebih dahulu?

Tidak perlu. PPMSE melakukan penandaan transaksi SIPLah 1.0 milik satuan pendidikan berdasarkan kondisi saat ini apakah sudah terverifikasi oleh Kementerian, sudah terverifikasi oleh PPMSE, atau belum terverifikasi. 

Siapa yang berhak melakukan penutupan dan pengarsipan transaksi SIPLah 1.0?

Penutupan dan pengarsipan transaksi SIPLah 1.0 dilakukan oleh PPMSE SIPLah dan Kementerian terhadap transaksi sesuai dengan status verifikasi yang berlaku. Hal ini sesuai pada pernyataan di Surat Edaran Nomor 28 Tahun 2022 tentang Penutupan dan Pengarsipan Data Transaksi Gantung Pada Sistem Informasi Pengadaan di Sekolah serta Surat Kepala Biro Umum Nomor: 71190/A7/LK.00.03/2022 perihal Kontrol Kualitas Data Transaksi SIPLah TA 2019 - 2021 : 

“Bagi PPMSE SIPLah 2019 — 2021 dapat melakukan penutupan dan pengarsipan data transaksi gantung yang ada pada sistem masing-masing dengan ketentuan teknis sesuai dengan surat ini.”

Apa saja syarat penutupan dan pengarsipan transaksi yang dilakukan oleh PPMSE?

Transaksi milik satuan pendidikan yang sudah diverifikasi maupun belum diverifikasi dapat langsung ditutup dan diarsipkan oleh PPMSE SIPLah dengan syarat:

1. Penandaan/flagging data yang diarsipkan untuk mencerminkan status verifikasi data; 
2. Kelengkapan data tetap terjaga, dengan penandaan/flagging tidak menghilangkan data yang ada pada PPMSE dan PPMSE tetap menyimpan data selama masa retensi yang diwajibkan; 
3. Data bisa dikembalikan untuk merefleksikan status awal sebelum dilakukan penandaan /flagging, dalam hal ini terdapat eskalasi komplain atau pengajuan penyesuaian status data transaksi yang disampaikan kepada Kementerian; dan 
4. Adapun data  tersebut kami mohon untuk dapat ditambahkan fitur transaksi yang diarsipkan pada dashboard masing-masing sekolah.

Adakah transaksi yang tidak boleh ditutup dan diarsip oleh PPMSE?

Transaksi yang tidak boleh ditutup dan diarsip oleh PPMSE adalah jika PPMSE menerima laporan mengenai sengketa atas transaksi SIPLah 1.0 yang masih berjalan. 

Nantinya, PPMSE perlu untuk melakukan eskalasi secara langsung ke Kementerian. Selanjutnya, Kementerian akan melakukan verifikasi terhadap transaksi yang dieskalasi oleh PPMSE hingga dapat diselesaikan.

Apa saja transaksi yang boleh ditutup dan diarsip oleh PPMSE setelah melakukan verifikasi?

Transaksi yang boleh dilakukan penutupan dan penandaan arsip oleh PPMSE berupa:

1. “Pesanan telah selesai secara sistem Kementerian” bagi transaksi yang sudah diverifikasi dengan bantuan Kementerian, sesuai dengan data hasil verifikasi yang diberikan kepada PPMSE.
2. “Pesanan telah selesai secara sistem PPMSE” bagi transaksi yang sudah diverifikasi secara mandiri oleh PPMSE sesuai data yang dimiliki. 
3. “Transaksi tidak terverifikasi”  untuk data yang belum terverifikasi oleh Kementerian atau PPMSE

Bagaimana cara melakukan penutupan di dalam sistem? 

1)  PPMSE melakukan penandaan pada database production masing-masing sesuai dengan status verifikasi transaksi dengan tanda:

• pesanan telah selesai secara sistem Kementerian
• pesanan telah selesai secara sistem PPMSE
• transaksi tidak terverifikasi

2) PPMSE menambahkan kolom data status arsip kepada transaksi dengan pemetaan berikut: 

• “CLOSING_MANUAL_KEMENTERIAN” untuk penandaan transaksi sebagai “pesanan telah selesai secara sistem Kementerian” 
• “CLOSING_MANUAL_PPMSE” untuk penandaan transaksi sebagai “pesanan telah selesai secara sistem PPMSE”
• "CLOSING_UNVERIFIED” untuk penandaan transaksi sebagai “transaksi tidak terverifikasi”

3) PPMSE menurunkan data transaksi SIPLah 1.0 yang sekarang tampil pada dasbor Sekolah di situs bagi:

• Transaksi dibuat di SIPLah sebelum 27 Agustus 2021; dan
• Transaksi sudah terpetakan sesuai poin 2 diatas.

4) Jika proses penutupan & pengarsipan sudah selesai, backupdata base akan dilakukan diakhir dengan Kementerian untuk melakukan penggabungan data agregat. 

Bagaimana tata cara penyelesaian transaksi SIPLah 1.0 yang tidak dapat ditutup dan diarsip ditutup langsung oleh PPMSE?

1) PPMSE melakukan penyelesaian antara pihak yang bertransaksi untuk mendapatkan kesepakatan terkait transaksi. 

2) Dalam hal terdapat kesepakatan terkait transaksi, maka PPMSE melakukan perubahan penandaan/ flag pada database masing-masing PPMSE. 

3) Dalam hal terdapat komplain yang tidak dapat diselesaikan antara Penyedia, Satuan Pendidikan, dan PPMSE, maka PPMSE mengeskalasi komplain ke Kementerian dengan rincian: 

1. • Dokumen pesanan 
   • Identitas Satuan Pendidikan (Nama, Alamat, Kab/Kota, Provinsi, Nomor Telepon) 
   • Identitas Penyedia (Nama, Alamat, Kab/Kota, Provinsi, Nomor Telepon) 

4) Kementerian akan meneruskan eskalasi komplain kepada dinas terkait untuk penyelesaian di masing-masing dinas. 

5) Dalam hal terdapat kesepakatan penyelesaian transaksi antara Dinas, Satuan Pendidikan dan Penyedia, maka PPMSE melakukan perubahan penandaan arsip pada database masing-masing PPMSE.

Bagaimana tata cara pelaporan penutupan dan pengarsipan transaksi SIPLah 1.0 dari PPMSE ke Kementerian?

PPMSE perlu melaporkan hasil penutupan dan pengarsipan transaksi kepada Kementerian paling terlambat tanggal 31 Januari 2023. Adapun dokumen yang dilaporkan, yaitu:

1. Surat pengantar
2. Jumlah data & nilai transaksi yang dilakukan penandaan (untuk ketiga tanda “pesanan telah selesai secara sistem Kementerian”, “pesanan telah selesai secara sistem PPMSE” dan “transaksi tidak terverifikasi”) 
3. Tempat, tanggal dan waktu penandaan
4. Database backup restore atau pengiriman data melalui API agregasi yang sudah di penandaan

Dasar hukum penutupan dan pengarsipan transaksi SIPLah 1.0

Landasan dan mekanisme penutupan dan pengarsipan transaksi yang berhak dilakukan oleh PPMSE dan Kementerian, mengacu pada:

Surat Edaran Nomor 28 Tahun 2022 tentang Penutupan dan Pengarsipan Data Transaksi Gantung Pada Sistem Informasi Pengadaan di Sekolah

Surat Kepala Biro Umum Nomor: 71190/A7/LK.00.03/2022 perihal Kontrol Kualitas Data Transaksi SIPLah TA 2019 - 2021