Sesuai Permendikbudristek 18 Tahun 2022 pasal 18 ayat 3, Satuan Pendidikan diharuskan untuk melakukan validasi penerimaan barang dan jasa yang seksama dan teliti terhadap spesifikasi, kuantitas, dan kondisi barang/jasa pada saat melakukan proses serah terima barang dan sebelum mencetak BAST.

Untuk mendukung penerapan proses bisnis pemeriksaan maka dibutuhkan penyeragaman proses pemeriksaan/validasi pada saat sebelum Satuan Pendidikan mencetak BAST. 

Berikut alur pemeriksaan BAST untuk Satuan Pendidikan:

1. Barang diterima oleh Satuan Pendidikan. 
2. Satuan Pendidikan mengunggah dokumentasi atas barang yang telah diterima (berupa foto bukti penerimaan barang).
3. Satuan Pendidikan mengisi formulir penerimaan barang. Pastikan untuk mengisi informasi jumlah barang yang diterima dengan baik dan jumlah barang yang tidak diterima/rusak
4. Satuan Pendidikan melakukan validasi pada formulir penerimaan dengan melengkapi formulir dengan data yang valid
5. Satuan Pendidikan mendapatkan preview BAST dari PPMSE
6. Jika sudah sesuai, satuan pendidikan dapat mencetak BAST

Dalam proses validasi BAST, Satuan Pendidikan harus memeriksa kembali formulir BAST yang diterima dari PPMSE.

Berikut adalah beberapa hal yang harus diterapkan oleh PPMSE untuk proses validasi BAST:  

1. Terdapat field jumlah barang terima dengan baik.
2. Terdapat field jumlah barang terima dengan tidak diterima/rusak.
3. Terdapat validasi jika tidak diisi.
4. Isian tidak menjadi default di awal namun merupakan masukan dari pengguna.
5. Terdapat validasi perhitungan penjumlahan antara barang yang diterima dengan baik dan barang yang diterima kurang/rusak sama dengan jumlah barang yang di pesan.
6. Terdapat tombol unggah untuk mengunggah gambar barang-barang yang sudah sampai. foto/gambar yang di unggah minimal 1 gambar per transaksi dengan ukuran maksimal 5 MB per transaksi. Tipe file yang dapat di unggah Jpeg, JPG, PNG.
7. Terdapat page preview untuk BAST sebelum di cetak, page preview berisi daftar item beserta dengan jumlah barang yang diterima dengan baik, barang yang tidak diterima/rusak, gambar bukti penerimaan barang/jasa mengikuti form BAST sesuai dengan lampiran.
8. Adanya checklist pernyataan yang mengkonfirmasi bahwa sekolah sudah yakin dan memeriksa dengan teliti penerimaan barang.

Satuan pendidikan dapat mencetak BAST jika seluruh kriteria diatas telah terpenuhi dengan mencantumkan tanggal dokumen tersebut dibuat.

Tanya- Jawab