Peran Satuan Pendidikan dalam Penyelesaian Transaksi Belum Selesai

Keputusan Kepala Pusat Data dan Teknologi Informasi Nomor 6127/2022 tentang Panduan Pelaksanaan Standar Manajemen Operasional SIPLah bagian Layanan Satuan Pendidikan dan SOP Tingkat Layanan Proses Bisnis, peran satuan pendidikan dalam penyelesaian transaksi dan memitigasi Transaksi Belum Selesai adalah sebagai berikut:

A. Aktif menyelesaikan transaksi sampai pembayaran dilakukan dan menerima invoice pembayaran. Berikut beberapa kondisi yang menyebabkan transaksi dianggap belum selesai dan beberapa langkah penyelesaian yang dapat satuan pendidikan terapkan:

1. Pembelanjaan Anda sudah BAST namun belum melakukan konfirmasi pembayaran

• Segera lakukan pembayaran pembelanjaan terkait dan konfirmasi pembayaran pada platform PPMSE Mitra SIPLah terkait (untuk pembayaran dengan transfer maka segera unggah bukti bayar ke SIPLah terhadap seluruh transaksi yang belum selesai)

2. Barang sudah dikirim (sehingga status BAST dan pembayaran tidak diketahui)

• Segera lakukan Berita Acara Serah Terima (BAST) melalui aplikasi SIPLah terhadap seluruh barang/jasa  yang sudah diterima.
• Selesaikan pembayaran pembelanjaan terkait dan konfirmasi pembayaran pada platform PPMSE Mitra SIPLah terkait (untuk pembayaran dengan transfer maka segera unggah bukti bayar ke SIPLah terhadap seluruh transaksi yang belum selesai)
• Apabila transaksi PBJ berstatus pengiriman namun belum diterima setelah melewati jangka kesepakatan pengiriman (atau lebih dari SLA standar 14 hari kalender) atau belum dilakukan serah terima karena penyedia tidak dapat dihubungi, silahkan lakukan pengajuan komplain dan/atau pembatalan/penyelesaian melalui SIPLah, dimana:
  • Satuan pendidikan mengikuti alur proses pengajuan komplain dan pembatalan/penyelesaian di SIPLah dengan mengisi seluruh dokumentasi administrasi yang diminta oleh Sistem.

3. Pesanan ganda atau pesanan duplikat:

• Satuan pendidikan dan penyedia mengajukan surat pembatalan/penyelesaian transaksi di SIPLah terhadap transaksi duplikat atau ganda yang tidak ingin dilanjutkan di platform Mitra PPMSE agar transaksi dapat ditutup Mitra PPMSE dan dianggap selesai 
• Perlu diingat bahwa hanya transaksi ganda yang belum dibayarkan yang dapat dilakukan pembatalan/penyelesaian transaksi

4. Transaksi yang dibayar di luar platform Mitra PPMSE SIPLah

• Penyelesaian Transaksi PBJ melalui SIPLah yang sudah dilakukan serah terima, namun dibayar secara luring tanpa melalui mekanisme yang disediakan oleh SIPLah, dinyatakan sebagai pengadaan daring yang invalid dan harus dibatalkan dari SIPLah serta dianggap sebagai pengadaan luring;
• Kumpulkan bukti pembayaran dari transaksi yang telah dilakukan
• Lakukan konfirmasi transaksi pada penyedia 
• Jika telah dilakukan konfirmasi dari penyedia dan juga satuan pendidikan bahwa transaksi dibayar di luar platform Mitra PPMSE SIPLah maka baik penyedia dan satuan pendidikan harus mengajukan surat pembatalan transaksi di platform Mitra PPMSE agar transaksi dapat ditutup Mitra PPMSE dan dianggap selesai
• Satuan pendidikan dapat menyiapkan seluruh pendokumentasian yang mungkin timbul untuk administrasi pengadaan daring yang dinyatakan invalid dan dianggap sebagai pengadaan luring, meliputi: 
  • Dokumen pengadaan barang/jasa secara luring sesuai dengan Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor 18 Tahun 2022 tentang Pedoman Pengadaan Barang Jasa Satuan Pendidikan; dan 
  • Dokumen administrasi pajak dari pengadaan luring seperti proses pemungutan, pemotongan, dan penyetoran pajak sesuai ketentuan berlaku; 

5. Transaksi yang tidak dapat dibayar karena Virtual Account (VA) yang disediakan kadaluwarsa

• Silahkan buat laporan ke helpdesk Mitra PPMSE SIPLah tempat anda berbelanja atau dapat melakukan laporan ke helpdesk Kementerian untuk dapat dibantu menghubungi Mitra PPMSE SIPLah untuk mendapatkan VA baru
• Segera lakukan pembayaran pembelanjaan terkait dan konfirmasi pembayaran pada platform PPMSE Mitra SIPLah terkait (untuk pembayaran dengan transfer maka segera unggah bukti bayar ke SIPLah terhadap seluruh transaksi yang belum selesai)

B. Memberikan konfirmasi status Transaksi Belum Selesai. Apabila diperlukan, mengumpulkan dan memberikan bukti penyelesaian transaksi kepada Direktorat terkait, seperti:

•  Bukti pembayaran yang telah dilakukan; atau
•  Bukti pembatalan atau surat kesepakatan tidak dilanjutkan atas transaksi yang telah dibuat.

C. Secara aktif, menanyakan proses verifikasi transaksi kepada Mitra PPMSE atau perwakilan dari Direktorat terkait.

Apabila satuan pendidikan memerlukan konsultasi lebih lanjut terkait penyelesaian transaksi SIPLah, silakan menghubungi Direktorat terkait ataupun pusat bantuan SIPLah Kementerian.