Menyelesaikan Transaksi pada SIPLah

Satuan pendidikan dapat menganggap PBJ atau transaksi belanja pada SIPLah berstatus selesai jika telah menyelesaikan salah satu dari rangkaian tahapan berikut:

1. Tahapan kegiatan 1

• Serah terima barang dan mencetak BAST; dan
• Pembayaran terhadap pembelanjaan barang/jasa pada SIPLah yang dibuktikan dengan diterimanya invoice pembelanjaan

2. Tahapan kegiatan 2

• Pengajuan komplain dan pembatalan transaksi; atau
• Pengajuan penyelesaian/pembatalan transaksi;

Berikut merupakan alur berbelanja satuan pada SIPLah hingga transaksi selesai berdasarkan Permendikbudristek 18/2022 dan Kepkapusdatin 6127/2022: 

Setiap transaksi yang dibuat oleh satuan pendidikan pada masing-masing platform PPMSE SIPLah, harus diselesaikan pada masing-masing platform PPMSE SIPLah terkait agar tidak menimbulkan pengadaan barang/jasa (PBJ) yang belum selesai.

Apabila transaksi dibuat didalam platform PPMSE SIPLah tidak diselesaikan dalam platform PPMSE SIPLah terkait, maka satuan pendidikan akan tercatat memiliki PBJ Belum Selesai.

PBJ Belum Selesai adalah sebuah transaksi yang telah diproses oleh satuan pendidikan melalui platform SIPLah, namun transaksi tersebut belum dilakukan proses penyelesaian maupun penutupan dengan pembatalan hingga akhir periode tahun anggaran. Beberapa contoh transaksi yang belum selesai, yaitu satuan pendidikan tidak menerima barang yang dipesan, satuan pendidikan belum membayar barang yang telah dipesan dan diterima, transaksi ganda, dan lain sebagainya.

Sesuai dengan Permendikbudristek nomor 63 tahun 2023 tentang Petunjuk Teknis Pengelolaan Dana Bantuan Operasional Satuan Pendidikan, Transaksi Belum Selesai dapat mempengaruhi proses penyaluran Dana BOSP Satuan Pendidikan. Untuk mencegah hal diatas, secara alur, satuan pendidikan harus melakukan penyelesaian atas transaksi yang dibuat melalui SIPLah didalam sistem SIPLah itu sendiri (bukan diluar sistem). Penutupan dengan pembatalan transaksi melalui platform PPMSE SIPLah dapat dilakukan apabila terdapat kesepakatan antara satuan pendidikan dan penyedia, selaku pelaksana pengadaan.

Perlu dipahami bahwa penutupan dengan pembatalan sangat tidak dianjurkan ketika pembayaran melalui sistem SIPLah telah dilakukan karena berimplikasi terhadap laporan pengadaan barang/jasa, perpajakan, dan besaran uang yang mungkin diretur.

Dalam hal terdapat kendala dari satuan pendidikan dalam menyelesaikan transaksi melalui platform PPMSE SIPLah, maka satuan pendidikan dapat melapor ke pusat bantuan masing-masing platform PPMSE SIPLah maupun pusat bantuan SIPLah Kementerian.

Berikut adalah beberapa skenario PBJ belum selesai yang mungkin terjadi dan langkah penyelesaianya:

1. Penyelesaian PBJ di SIPLah dalam kondisi normal untuk transaksi berstatus “dalam pengiriman”, “dikirim, atau “diterima”. Hal ini mencakup mengunggah foto penerimaan barang dan menyusun BAST digital, hingga melakukan dan mengkonfirmasi pembayaran melalui mengikuti langkah-langkah yang diberikan platform SIPLah tempat PBJ dilakukan.
2. Penyelesaian PBJ di SIPLah dalam kondisi barang tidak sampai setelah melewati 14 hari kalender untuk transaksi berstatus “dalam pengiriman”, “dikirim, atau “diterima” mencakup mengajukan komplain ke penyedia dan melakukan komunikasi atau koordinasi terkait kepastian pengiriman. Apabila ternyata penyedia tidak dapat memenuhi pengiriman sesuai dengan kesepakatan, maka Anda dapat mengajukan penyelesaian/pembatalan melalui mekanisme tolak rampung/ tolak pesanan yang ada di dalam SIPLah.
3. Penyelesaian PBJ di SIPLah dalam kondisi normal untuk transaksi berstatus “BAST”, mencakup pembayaran pembelanjaan terkait dan konfirmasi pembayaran pada platform PPMSE SIPLah terkait (untuk pembayaran dengan transfer maka segera unggah bukti bayar ke SIPLah terhadap seluruh transaksi yang belum selesai)
4. Penyelesaian PBJ di SIPLah dalam kondisi yang perlu dilakukan kesepakatan pembatalan/penyelesaian karena tidak dapat diselesaikan sesuai kesepakatan yang ditetapkan surat pesanan, mencakup pengajuan laporan pembatalan/penyelesaian transaksi melalui SIPLah dan verifikasi pengajuan pembatalan/penyelesaian oleh PPMSE SIPLah.

Satdik harus bersepakat dengan Penyedia untuk melakukan penyelesaian/pembatalan transaksi terkait. Kedua belah pihak wajib mengisi formulir penyelesaian/pembatalan dan memilih beberapa alasan pembatalan/penyelesaian, lalu mengumpulkannya melalui SIPLah. Selanjutnya PPMSE SIPLah akan melakukan verifikasi terhadap laporan pengajuan yang masuk.

Apabila hasil verifikasi lengkap, maka transaksi akan ditutup oleh PPMSE SIPLah dengan tahapan umum sebagai berikut:

1. PPMSE SIPLah akan memilih alasan penutupan pada masing-masing transaksi yang menggantung. Beberapa alasan penutupan yang bisa dipilih oleh PPMSE:

• Pesanan telah diselesaikan secara manual

• Sudah melewati tahun anggaran

• Sumber dana yang digunakan satuan pendidikan tidak sesuai

• Transaksi berganda (double order)

• Alasan lainnya.

2. Selanjutnya, akan muncul tampilan notifikasi penutupan transaksi pada akun satuan pendidikan dan Penyedia, seperti pada gambar di bawah ini:

a. Terdapat notifikasi berisi alasan penutupan yang dapat diketahui satuan pendidikan.

b. Terdapat notifikasi berisi alasan penutupan yang dapat diketahui Penyedia.