Penyelesaian Transaksi Belum Selesai bagi Satuan Pendidikan

Jika satuan pendidikan terdeteksi memiliki Transaksi Belum Selesai maka satuan pendidikan dapat segera menyelesaikan transaksi dengan melakukan pembaruan status sesuai dengan kondisi aktual di lapangan. Seperti telah diatur dalam Keputusan Kepala Pusat Data dan Teknologi Informasi Nomor 6127/2022 tentang Panduan Pelaksanaan Standar Manajemen Operasional SIPLah bagian Layanan Satuan Pendidikan dan SOP Tingkat Layanan Proses Bisnis, berikut beberapa kondisi yang menyebabkan transaksi dianggap belum selesai dan beberapa langkah penyelesaian yang dapat satuan pendidikan terapkan:

1. Pembelanjaan Anda sudah BAST namun belum melakukan konfirmasi pembayaran

• Segera lakukan pembayaran pembelanjaan terkait dan konfirmasi pembayaran pada platform PPMSE SIPLah terkait (untuk pembayaran dengan transfer maka segera unggah bukti bayar ke SIPLah terhadap seluruh transaksi yang belum selesai)

2. Barang sudah dikirim (sehingga status BAST dan pembayaran tidak diketahui)

• Segera lakukan Berita Acara Serah Terima (BAST) melalui aplikasi SIPLah terhadap seluruh barang/jasa  yang sudah diterima.
• Selesaikan pembayaran pembelanjaan terkait dan konfirmasi pembayaran pada platform PPMSE SIPLah terkait (untuk pembayaran dengan transfer maka segera unggah bukti bayar ke SIPLah terhadap seluruh transaksi yang belum selesai)
• Apabila transaksi PBJ berstatus pengiriman namun belum diterima setelah melewati jangka kesepakatan pengiriman (atau lebih dari SLA standar 14 hari kalender) atau belum dilakukan serah terima karena penyedia tidak dapat dihubungi, silahkan lakukan pengajuan komplain dan/atau pembatalan/penyelesaian melalui SIPLah, dimana:
  • Satuan pendidikan mengikuti alur proses pengajuan komplain dan pembatalan/penyelesaian di SIPLah dengan mengisi seluruh dokumentasi administrasi yang diminta oleh Sistem.

3. Pesanan ganda atau pesanan duplikat:

• Satuan pendidikan dan penyedia mengajukan surat pembatalan/penyelesaian transaksi di SIPLah terhadap transaksi di SIPLah terhadap transaksi duplikat atau ganda yang tidak ingin dilanjutkan di platform PPMSE SIPLah agar transaksi dapat ditutup dan dianggap selesai.

Perlu Diingat! 

Transaksi ganda yang dapat diajukan pembatalan hanyalah transaksi yang belum dibayar.

4. Transaksi yang dibayar di luar platform Mitra PPMSE SIPLah

• Penyelesaian Transaksi PBJ melalui SIPLah yang sudah dilakukan serah terima, namun dibayar secara luring tanpa melalui mekanisme yang disediakan oleh SIPLah, dinyatakan sebagai pengadaan daring yang invalid dan harus dibatalkan dari SIPLah serta dianggap sebagai pengadaan luring;
• Kumpulkan bukti pembayaran dari transaksi yang telah dilakukan
• Lakukan konfirmasi transaksi pada penyedia 
• Jika telah dilakukan konfirmasi dari penyedia dan juga satuan pendidikan bahwa transaksi dibayar di luar platform PPMSE SIPLah maka baik penyedia dan satuan pendidikan harus mengajukan surat pembatalan transaksi di platform PPMSE SIPLah agar transaksi dapat ditutup dan dianggap selesai
• Satuan pendidikan dapat menyiapkan seluruh pendokumentasian yang mungkin timbul untuk administrasi pengadaan daring yang dinyatakan invalid dan dianggap sebagai pengadaan luring, meliputi: 
  • Dokumen pengadaan barang/jasa secara luring sesuai dengan Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor 18 Tahun 2022 tentang Pedoman Pengadaan Barang Jasa Satuan Pendidikan; dan 
  • Dokumen administrasi pajak dari pengadaan luring seperti proses pemungutan, pemotongan, dan penyetoran pajak sesuai ketentuan berlaku;

5. Transaksi yang tidak dapat dibayar karena Virtual Account (VA) yang disediakan kadaluwarsa

• Silahkan buat laporan ke helpdesk Mitra PPMSE SIPLah tempat anda berbelanja atau dapat melakukan laporan ke helpdesk Kementerian untuk dapat dibantu menghubungi Mitra PPMSE SIPLah untuk mendapatkan VA baru
• Segera lakukan pembayaran pembelanjaan terkait dan konfirmasi pembayaran pada platform PPMSE SIPLah terkait (untuk pembayaran dengan transfer maka segera unggah bukti bayar ke SIPLah terhadap seluruh transaksi yang belum selesai)

Jika terjadi kendala dalam platform, Anda dapat menghubungi pihak pusat bantuan PPMSE SIPLah, dinas pendidikan setempat, maupun pusat bantuan SIPLah Kementerian. Dinas pendidikan akan membantu proses verifikasi status transaksi Anda agar satuan pendidikan dapat kembali melakukan transaksi.