Pembaruan Proses Pengajuan Formulir Pembatalan PBJ

SIPLah melakukan pembaruan pada proses pengajuan formulir pembatalan PBJ sesuai dengan Permendikbudristek no.18 Tahun 22. Prosedur pengajuan pembatalan melalui formulir antara satuan pendidikan dan Penyedia akan tetap dilakukan melalui sistem. Transaksi yang dapat diajukan pembatalan adalah transaksi yang sudah dikonfirmasi/diproses namun belum dikirim dan transaksi yang sudah tercetak BAST dan belum dibayarkan ke pihak PPMSE SIPLah. Formulir kesepakatan pembatalan antara satuan pendidikan dan Penyedia ini diunggah melalui PPMSE SIPlah. Dalam hal ini,  PPMSE yang akan memfasilitasi penutupan transaksi.

Penerapan fitur pengajuan pembatalan harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Formulir Kesepakatan Pembatalan akan diisi oleh satuan pendidikan dan penyedia secara terpisah berisi kesepakatan pembatalan antara masing-masing pihak. File yang diupload tidak melebihi dari 3 MB, dengan format file PDF.

2. Untuk Pembatalan pada Status yang sudah tercetak BAST, Formulir Kesepakatan Pembatalan tidak dapat dilanjutkan ke tahap selanjutnya jika belum diisi oleh kedua belah pihak (Satuan pendidikan dan Penyedia).

3. Untuk Pembatalan pada Status yang sudah dikonfirmasi/diproses namun belum dikirim, Formulir Pembatalan diajukan sebagai bukti penguat pengajuan pembatalan oleh Satuan Pendidikan dalam hal penyedia belum merespon dalam H+7 setelah penutupan diajukan.

4. Format formulir pengajuan pembatalan, mengikuti format dokumen pada Lampiran 2 pada dokumen di sini.

5. Dalam formulir pengajuan pembatalan, Satuan Pendidikan memilih alasan Pengajuan Pembatalan untuk transaksi yang sudah melakukan BAST sebagai berikut: 

• Pesanan telah diselesaikan secara manual/pembayaran manual
• Sudah melewati tahun anggaran
• Sumber dana yang digunakan Satuan Pendidikan tidak sesuai
• Transaksi berganda (double order)
• Kesalahan perhitungan nilai transaksi baik harga maupun pajak
• Lainnya (alasan lainnya dimasukkan oleh Satuan Pendidikan)

6. Formulir Kesepakatan Pembatalan akan diproses oleh PPMSE SIPLah untuk difasilitasi pembatalan. Dengan ketentuan: 

• Transaksi dengan status BAST maka harus mengajukan pembatalan transaksi kepada Kemendikbud. Alur proses pengajuan pembatalan transaksi dapat dilihat pada gambar di bawah ini: 
  
• Transaksi dengan status dikonfirmasi/diproses tapi belum dikirim dapat maka dapat mengajukan pembatalan dengan alur proses pengajuan pembatalan seperti gambar di bawah ini:
  
  

  Alur pada gambar di atas dapat diterapkan dalam kondisi dimana Satuan Pendidikan sudah mengajukan penutupan melalui penutupan transaksi melalui fitur pembatalan (diterapkan pada CR 2.1) untuk dikonfirmasi penyedia, namun penyedia belum merespon dalam H+7 setelah penutupan diajukan.

  Dalam hal ini, Satuan Pendidikan dapat mengunggah surat pernyataan penutupan transaksi sebagai bukti penguat tanpa menunggu surat pernyataan dari penyedia maka PPMSE dapat melakukan penutupan transaksi lebih lanjut.

7. Terdapat pergantian status transaksi pada sistem PPMSE SIPLah:

• PROSES PENGAJUAN PEMBATALAN:status yang digunakan ketika Satuan Pendidikan mengunggah formulir pengajuan, Penyedia mengunggah pengajuan formulir sampai PPMSE melakukan verifikasi dokumen pengajuan.
• PENGAJUAN PEMBATALAN DITERIMA(Pesanan ditutup): Status ketika pengajuan penutupan diterima dan disetujui Kemendikbudristek.
• PENGAJUAN PEMBATALAN DITOLAK:Status ketika pengajuan penutupan yang diterima tidak valid (setelah diverifikasi PPMSE pasar daring) atau tidak mendapat persetujuan dari kemendikbudristek (ditolak).

8. Sistem memberikan notifikasi ke penyedia dan Satuan Pendidikan bahwa pengajuan pembatalan sudah disetujui:

Notifikasi ke Penyedia:

Notifikasi ke Satuan Pendidikan:

9. Sistem memberikan notifikasi ke penyedia dan Satuan Pendidikan bahwa pengajuan pembatalan ditolak:

Notifikasi ke Penyedia:

Notifikasi ke Satuan Pendidikan:

Untuk pengajuan pembatalan sebelum fiturdiluncurkan, dilakukan melalui sentralisasi data dan dokumen dengan proses manual yang selama ini berjalan dengan ketentuan berikut: